Leestijd: 3 Minuten
Dankzij slimme technologie en cloud computing is het vandaag de dag voor velen mogelijk om overal te werken. Kunnen executive assistants hun werk ook op afstand uitvoeren?
Het idee van thuiswerken is de meesten wel bekend, maar hoe zit het met overal werken? In een tijdperk van snelle technologische veranderingen, heeft thuiswerken snel plaatsgemaakt voor overal werken. Dat wil zeggen, overal waar je internetverbinding hebt. Het is een spannend vooruitzicht. Er worden kosten en tijd bespaard dankzij het vermijden van het woon-werkverkeer en door dichter bij huis te werken. Het is een manier van werken die ook kan worden toegepast op de functies executive assistant en uitvoerend secretaresse.
De primaire functie van executive assistant of secretaresse is het effectief beheren van de workflow van een CEO of MD. Op het moment dat veel van de vereiste functietaken op afstand kunnen worden uitgevoerd is er voldoende ruimte om flexibel te werken. Met veel CEO’s en personen in vergelijkbare functies die een aanzienlijke tijd onderweg doorbrengen en in die tijd dus niet op kantoor zijn, werken de executive assistant en/of secretaresse in zekere zin toch al op afstand. Zolang ze kunnen communiceren wanneer dat nodig is, is er geen probleem.
Tegenwoordig is flexibel werken dankzij de connectiviteit van technologie toegankelijker dan ooit. Het concept van de flexruimte als de enige "vaste" werkruimte van een medewerker is een wereldwijde groeiende trend, en het is makkelijk te begrijpen waarom. Een nieuwe omgeving biedt nieuwe netwerkmogelijkheden, en het flexibele karakter van het soort bedrijven dat in flexplekken werkt zorgt ook voor een levendige sfeer. Wanneer u de extra hardware en software nodig hebt die vaak op kantoren aanwezig zijn, heeft een goede provider van flexibel werken, flexibele vergaderzalen en flexibele kantoorruimte beschikbaar. Deze kunnen wanneer nodig geboekt worden. (Het is de moeite waard om na te denken over welke provider u kiest. Als alle ruimtes van één flexruimte volgeboekt zijn, is het bij een provider met een groter netwerk veel waarschijnlijker dat er een ruimte op een aangrenzende locatie gevonden kan worden.)
Ondanks de angst van veel werkgevers dat de grenzen tussen werk en privé mogelijk zullen vervagen als medewerkers zelfstandig moeten werken, suggereert het bewijs juist het tegenovergestelde. In hun artikel ‘Is it Time to Let Employees Work from Anywhere?’ in het Harvard Business Review, doen Prithwiraj Choudhury, Barbara Z Larson en Cirrus Foroughi verslag over de bevindingen van hun recente onderzoek. Er werd een duidelijk verband gelegd tussen thuiswerken en verhoogde productiviteit in vergelijking met werken op kantoor. Met andere woorden, blijf weg van kantoren als er hard gewerkt moet worden.
Het onderzoek geeft een interessant voorbeeld van het effect van verhoogde productiviteit op de winst. Gebaseerd op het gedrag van patentonderzoekers bij het US Patent & Trade Office (USPTO), werd het volgende ondervonden: "De productiviteitsstijging van 4,4% staat gelijk aan $ 1,3 miljard aan jaarlijkse toegevoegde waarde voor de Amerikaanse economie, gebaseerd op de gemiddelde economische activiteit die per extra verleend patent gegenereerd wordt." Dit is een verbluffende onthulling, die ook kan worden toegepast op het werk van de executive assistant of secretaresse. Wanneer u de waarde van de tijd van een CEO in ogenschouw neemt, zullen alle mogelijke besparingen hierop waarschijnlijk een aanzienlijk effect hebben op de productiviteit van het bedrijf waar u beiden voor werkt.
Met een wereldwijd netwerk van flexibele kantoorruimtes op locaties zoals centrale zakenwijken tot groene bedrijfsparken, en met opties variërend van een bureau tot een collectie van ruimtes, is Regus een groot voorstander van de flexruimte-revolutie. Het is niet alleen efficiënt qua kosten (u betaalt alleen voor wat u nodig hebt), het verlost u ook van taken op het gebied van kantoorbeheer, zoals schoonmaak- en onderhoudsverantwoordelijkheden die niet in de taakomschrijving staan, maar toch vaak onder de verantwoording vallen van de altijd capabele executive assistant of secretaresse. Als u kunt aantonen dat overal werken voor het hele bedrijf waardevol is, ook voor uzelf op persoonlijk niveau, is het aannemelijk dat uw CEO ook een grote voorstander van flexruimtes zal worden.
Overal werken: boek uw dagkantoor of vergaderruimte bij Regus
